Zarządzenie Nr 0050.458.2023 Burmistrza Ujazdu z dnia 03-04-2023
Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. 2022 poz. 559, ze zm.), art. 3 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (t.j. Dz. U. 2018 poz. 280) oraz na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. 2022 poz. 931 ze zm.) wraz z rozporządzeniami wykonawczymi do tej ustawy, w tym w szczególności Rozporządzeniem Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. 2019, poz. 1988), zmienionego rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 1 kwietnia 2020 r. (Dz. U. 2020 poz. 576), rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2020 r. (Dz. U. 2020 poz. 1127), rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2020 r. (Dz. U. 2020 poz. 2326), rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2021 r. (Dz. U. 2021 poz. 1179) oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2021 r. (Dz. U. 2021 poz. 2382),, zarządza się, co następuje:
§ 1. W celu zapewnienia poprawności i spójności rozliczeń podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”) w Gminie Ujazd (dalej: „Gmina”) oraz jej jednostkach budżetowych i samorządowym zakładzie budżetowym, zwanych dalej „jednostkami”, w szczególności w związku z obowiązkiem składania od 1 października 2020 r. za pomocą środków komunikacji elektronicznej pliku JPK_V7M, (dalej: „JPK_V7M”), ustala się procedury obowiązujące w tym zakresie.
§ 2. 1. Procedury określone w niniejszym zarządzeniu obejmują następujące jednostki ( nazwa pełna jednostki - nazwa skrócona jednostki ): 1) Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Ujeździe - ZGKIM.
2) Ośrodek Pomocy Społecznej w Ujeździe - OPS,
3) Gminny Zarząd Oświaty w Ujeździe - GZO,
4) Publiczna Szkoła Podstawowa im. A. Mickiewicza w Ujeździe – PSPU,
5) Publiczna Szkoła Podstawowa im. T. Kościuszki w Olszowej – PSPO,
6) Publiczna Szkoła Podstawowa w Jaryszowie – PSPJ,
7) Publiczne Przedszkole im. J. Brzechwy w Ujeździe – PP,
8) Żłobek Publiczny w Ujeździe - ŻP,
9) Urząd Miejski w Ujeździe – UM.
2. Urząd Miejski realizuje zadania w zakresie w jakim Gmina Ujazd działa bezpośrednio.
§ 3. 1. Zobowiązuję dyrektorów/kierowników jednostek do następujących czynności:
1) identyfikacji i ustalania wielkości miesięcznych obrotów z podziałem na czynności opodatkowane VAT (z zastosowaniem odpowiedniej stawki VAT), zwolnione z opodatkowania VAT oraz niepodlegające opodatkowaniu VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego;
2) dokumentowania na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Burmistrza Ujazdu według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia czynności podlegających ustawie o VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego poprzez wystawianie w zależności od przypadku i konieczności: faktur VAT, faktur VAT korygujących, not korygujących (z uwzględnieniem § 3 ust. 3, 4 i 5 niniejszego zarządzenia) oraz paragonów fiskalnych (dalej: łącznie: „dokumenty VAT”);
3) dokumentowania na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Burmistrza Gminy według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia, w zależności od przypadku i konieczności notami księgowymi, rachunkami lub innymi dowodami księgowymi odpłatnych czynności niepodlegających ustawie o VAT, w tym w szczególności wszelkich odpłatnych czynności jednostek na rzecz Gminy, a także czynności dokonywanych pomiędzy samymi jednostkami (w tym przykładowo „odsprzedaży” tzw. mediów), przy czym nie powinny być one ujmowane w rejestrach sprzedaży danej jednostki (nie dotyczy to jednak odpłatnych świadczeń, jeśli stroną takiej transakcji będzie inna jednostka samorządu terytorialnego (w tym jej jednostki) inna gmina, powiat, województwo samorządowe taką transakcję należy zasadniczo udokumentować bowiem fakturą VAT oraz ująć w rejestrach sprzedaży);
4) prowadzenia miesięcznego rejestru sprzedaży podlegającej opodatkowaniu VAT zgodnie z dyspozycją art. 109 ustawy o VAT. Począwszy od 1 października 2020 r. określone przepisami prawa transakcje sprzedażowe powinny zawierać oznaczenia grup towarów i usług (dalej: „GTU”), które mają postać skrótu GTU wraz z dwucyfrowym numerem od 01 do 13. Tabela zawierająca opis przedmiotu transakcji podlegającego oznaczeniu GTU stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. Ponadto, do poniższych transakcji sprzedażowych należy odpowiednio stosować następujące oznaczenia typów dokumentów:
1 sprzedaż za pomocą kas rejestrujących - oznaczenie RO,
2 dokumenty wewnętrzne - oznaczenie WEW,
3 faktury do paragonu - oznaczenie FP;
5) prowadzenia miesięcznego rejestru zakupów podlegających odliczeniu VAT, zgodnie z dyspozycją art. 109 ustawy o VAT. Począwszy od 1 października 2020 r. do poniższych transakcji zakupowych należy odpowiednio stosować następujące oznaczenia typu dokumentów
1 nabycia od małych podatników - oznaczenie MK,
2 nabycia od rolników ryczałtowych - oznaczenie RR,
3 dokumenty wewnętrzne - oznaczenie WEW;
6) oznaczania transakcji sprzedażowych, o których mowa w §3 ust. 1 pkt 4, w przypadku spełnienia odpowiednich przesłanek, w zakresie procedur podatkowych:
1 mechanizm podzielonej płatności (oznaczenie MPP) - oznaczenie MPP dotyczy wyłącznie transakcji objętej obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności – nie należy go zatem stosować do faktur w których Gmina dobrowolnie umieszcza na fakturze informację o płatności mechanizmem,
2 powiązania z innymi podmiotami (oznaczenie TP),
3 transakcje z podmiotami z innych państw (oznaczenia: SW, TT_WNT, TT_D, I_42, I_63),
4 sprzedaż bonów na określone towary lub usługi (oznaczenie B_SPV, B_SPV DOSTAWA, B_MPV PROWIZJA),
5 sprzedaż opodatkowana na zasadzie marży (oznaczenia MR_T, MR_UZ),
6 sprzedaż usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych (oznaczenie EE);
7) oznaczania transakcji zakupu, o których mowa w §3 ust. 1 pkt 5, po spełnieniu odpowiednich przesłanek w zakresie procedur podatkowych:
1 mechanizm podzielonej płatności (oznaczenie MPP) - oznaczenie MPP dotyczy wyłącznie transakcji objętej obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności – nie należy go zatem stosować do faktur w których kontrahent Gminy umieszcza na fakturze informację o płatności mechanizmem pomimo braku ustawowego obowiązku w tym zakresie, a także faktur, które Gmina opłaca za pomocą mechanizmu pomimo braku ustawowego obowiązku w tym zakresie,
2 import towarów (IMP);
8) sporządzania miesięcznego cząstkowego JPK_V7M, obejmującego zarówno ewidencję VAT (zestaw informacji o zakupach i sprzedaży, który wynika z ewidencji VAT jednostki za dany okres), jak i deklarację VAT. Obowiązkowe jest również sporządzanie JPK_V7M zerowych (w przypadku braku podatku należnego i naliczonego).
2. Umowy zawierane przez jednostkę w imieniu i na rzecz Gminy powinny zawierać właściwe dane identyfikacyjne podmiotu je zawierającego, czyli: Gmina Ujazd ul. Sławięcicka 19 47-143 Ujazd NIP: 7561878270 oraz dane jednostki, jako podmiotu „reprezentującego” Gminę, czyli: ¾pełną nazwę jednostki wraz z jej adresem, a także ¾podpis dyrektora/kierownika jednostki (nazwa jednostki) działającego z upoważnienia Burmistrza Ujazdu w imieniu Gminy, wraz z powołaniem się na udzielone pełnomocnictwo.
3. Ustala się, że nazwa podmiotu dokonującego transakcji sprzedaży lub zakupu będzie wpisywana na dokumentach VAT następująco: Sprzedawca:Gmina Ujazd ul. Sławięcicka 19 47-143 Ujazd NIP: 7561878270 Wystawca: jednostka organizacyjna gminy (jej nazwa i adres) Rachunek bankowy / kasa - wystawcy Nabywca:Gmina Ujazd ul. Sławięcicka 19 47-143 Ujazd NIP: 7561878270 Odbiorca: jednostka organizacyjna gminy (jej nazwa i adres)
FAKTURA SPRZEDAŻY FAKTURA NABYCIA 4. Dokumenty VAT będą wystawiane przez jednostki na podstawie obowiązujących przepisów prawa podatkowego, przy spełnieniu odpowiednich wymogów w szczególności dotyczących momentu powstania obowiązku podatkowego, właściwych stawek VAT oraz z uwzględnieniem obowiązkowych elementów faktury VAT.
5. Na fakturach VAT dokumentujących sprzedaż jednostki należy podać jej własny numer rachunku bankowego do uiszczenia należności z tytułu transakcji.
6. W celu ujednolicenia numeracji dokumentów sprzedaży (faktur) oraz identyfikacji podmiotu wystawiającego dokument sprzedaży przyjmuje się numerację wg wzoru:
Faktura VAT/nazwa skrócona jednostki/numeracja obowiązująca w jednostce § 4. W celu prawidłowego rozliczenia przez Gminę Ujazd VAT z Urzędem Skarbowym zobowiązuję dyrektorów/kierowników jednostek do podjęcia następujących działań:
1) wyznaczenia w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od wejścia w życie niniejszego zarządzenia osoby odpowiedzialnej za prawidłowość rozliczeń VAT, w tym prawidłowego przygotowania JPK_V7M zawierającego oznaczenia GTU, oznaczenia typów dokumentów oraz oznaczenia procedur podatkowych w jednostce i przekazania tych danych do Referatu Finansowo-Budżetowego Urzędu Miejskiego w Ujeździe;
2) sporządzenia w formie elektronicznej rejestru sprzedaży oraz rejestru zakupów, a także cząstkowego pliku JPK_V7M oraz dostarczenia w formie papierowej cząstkowej deklaracji poglądowej przygotowanej na podstawie cząstkowego pliku JPK_V7M do Referatu Finansowo-Budżetowego Urzędu Miejskiego w Ujeździe w nieprzekraczalnym terminie do 18 - dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, a w przypadku dnia wolnego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym ten dzień. Deklaracja poglądowa musi być podpisana przez dyrektora oraz wyznaczoną osobę, o której mowa w powyższym pkt 1);
3) przekazania obliczonej nadwyżki VAT należnego nad naliczonym, która jest wynikiem rozliczenia podatku przez jednostkę za dany miesiąc wraz z przekazaniem cząstkowego pliku JPK_V7M na konto Gminy; w treści przelewu należy ująć zapis: W przypadku powstania w stosunku do jednostki, nadwyżki VAT naliczonego nad należnym, Gmina Ujazd przelewa powyższy zwrot w ciągu 7 dni od złożenia zbiorczego pliku JPK_V7M do Urzędu Skarbowego;
„ „nadwyżka VAT należnego nad naliczonym za miesiąc … - ………………….… (nazwa jednostki) ”. ”;
4) jednostka, która w danym miesiącu nie dokonała żadnej sprzedaży opodatkowanej oraz nie miała odliczeń zobowiązana jest do złożenia cząstkowego JPK_V7M „zerowego”;
5) zapoznania się z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego w szczególności ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeń wydanych przez Ministra Finansów w tym zakresie;
6) dokonania (w przypadku takiej konieczności) stosownych zmian w polityce rachunkowości obowiązującej w jednostce, w szczególności w zasadach funkcjonowania kont związanych z rozliczeniem VAT;
7) przechowywania zgodnie z przepisami prawa podatkowego kopii wystawionych przez daną jednostkę dokumentów VAT w zakresie dokonanej sprzedaży oraz oryginałów faktur VAT dokumentujących nabycie przez nią towarów i usług, a także ich niezwłoczne udostępnianie Referatowi Finansowo-Budżetowemu Urzędu Miejskiego w Urzędzie na żądanie Gminy Ujazd;
8) przygotowywania na żądanie Gminy pisemnych wyjaśnień dotyczących sporządzanych rejestrów sprzedaży i zakupu, wystawianych dokumentów VAT oraz innych kwestii związanych z rozliczaniem VAT, w tym dostarczania przez jednostkę potwierdzenia zapłaty należności wynikających z faktur VAT dokumentujących dokonane zakupy wykazane w jej rejestrach zakupów dla celów VAT;
9) kontaktu z Referatem Finansowo-Budżetowym Urzędu Miejskiego w Ujeździe w przypadku wątpliwości związanych z rozliczaniem VAT, względnie z kancelarią prawniczą wskazaną przez Gminę.
§ 5. W razie konieczności stosowania kas rejestrujących (stosownie do przepisów prawa podatkowego), w przypadku ich posiadania lub też odpowiednio po ich nabyciu, należy zweryfikować poprawność dokumentów generowanych przez te kasy oraz stosować je zgodnie z przepisami prawa podatkowego, w szczególności mając na uwadze przepisy dotyczące obowiązku wydawania paragonu fiskalnego, sporządzania raportów fiskalnych, stosowania oznaczeń literowych do przyporządkowania stawki VAT, przechowywania kopii dokumentów fiskalnych, dokonywania obowiązkowego przeglądu technicznego oraz serwisu kas.
§ 6. Agregacja danych zawartych w rejestrach zakupu i sprzedaży zawartych w JPK_V7M dostarczonych przez jednostki oraz Urząd Miejski w Ujeździe następować będzie w zawartym JPK_V7M w Referacie Finansowo-Budżetowym Urzędu Miejskiego w Ujeździe przez pracownika zajmującego się rozliczaniem VAT i sporządzaniem deklaracji VAT-7 dla Gminy Ujazd, zawartej w zbiorczym JPK_V7M.
§ 7. Zobowiązuje się dyrektorów/kierowników jednostek oraz podległe im osoby do ścisłego przestrzegania postanowień niniejszego zarządzenia, jako jednego z elementów polityki rachunkowości w Gminie Ujazd oraz uwzględnienia jego zapisów w polityce rachunkowości jednostki.
§ 8. Wykonanie zarządzenia powierza się dyrektorom/kierownikom jednostek, wyznaczonym osobom, o których mowa w §4 pkt 1) i pracownikom jednostek budżetowych oraz pracownikom Urzędu Miejskiego w Ujeździe. Nadzór nad wykonaniem powierza się Skarbnikowi Gminy.
§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem pod. Jednocześnie traci moc Zarządzenie Nr 0050.170.2016 Burmistrza Ujazdu z dnia 29 listopada 2016 r. w sprawie zasad rozliczeń podatku od towarów i usług w gminie Ujazd i jej jednostkach, zmienione Zarządzeniem nr 0050.319.2018 Burmistrza Ujazdu z dnia 16 listopada 2018 r. w sprawie wprowadzenia zmian w ww. Zarządzeniu.